A. Pengertian
Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal
yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya
perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan,
visi dan misi perusahaan.
Robert J. Mocker mengemukakan bahwa pengawasan manajemen adalah suatu
usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan –
tujuan perencanaan, merancang sistem informasi
umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah
ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur
penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang
diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan
dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian
tujuan-tujuan perusahaan.
B. Jenis-jenis Pengawasan
Pengawasan sendiri dibagi menjadi bebrapa jenis, antara lain sebagai berikut :
Pengawasan Intern dan Ekstern
Pengawasan Intern adalah pengawasan
yang dilakukan oleh orang atau badan yang ada di dalam lingkungan unit
organisasi yang bersangkutan.” Pengawasan dalam bentuk ini dapat
dilakukan dengan cara pengawasan atasan langsung atau pengawasan melekat
(built in control) atau pengawasan yang dilakukan secara rutin oleh
inspektorat jenderal pada setiap kementerian dan inspektorat wilayah
untuk setiap daerah yang ada di Indonesia, dengan menempatkannya di bawah pengawasan Kementerian Dalam Negeri.
Pengawasan Ekstern adalah pemeriksaan
yang dilakukan oleh unit pengawasan yang berada di luar unit organisasi
yang diawasi. Dalam hal ini di Indonesia adalah Badan Pemeriksa Keuangan
(BPK), yang merupakan lembaga tinggi negara yang terlepas dari pengaruh
kekuasaan manapun. Dalam menjalankan tugasnya, BPK tidak mengabaikan
hasil laporan pemeriksaan aparat pengawasan intern pemerintah, sehingga
sudah sepantasnya di antara keduanya perlu terwujud harmonisasi dalam
proses pengawasan keuangan negara. Proses harmonisasi demikian tidak
mengurangi independensi BPK untuk tidak memihak dan menilai secara
obyektif aktivitas pemerintah.
Pengawasan Preventif dan Represif
Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai, “pengawasan yang
dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan,
sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan.” Lazimnya, pengawasan
ini dilakukan pemerintah dengan maksud untuk menghindari adanya
penyimpangan pelaksanaan keuangan negara yang akan membebankan dan
merugikan negara lebih besar. Di sisi lain, pengawasan ini juga
dimaksudkan agar sistem
pelaksanaan anggaran dapat berjalan sebagaimana yang dikehendaki.
Pengawasan preventif akan lebih bermanfaat dan bermakna jika dilakukan
oleh atasan langsung, sehingga penyimpangan yang kemungkinan dilakukan
akan terdeteksi lebih awal.
Di sisi lain, pengawasan represif adalah “pengawasan yang dilakukan
terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan itu dilakukan.” Pengawasan
model ini lazimnya dilakukan pada akhir tahun anggaran, di mana anggaran
yang telah ditentukan kemudian disampaikan laporannya. Setelah itu,
dilakukan pemeriksaan dan pengawasannya untuk mengetahui kemungkinan
terjadinya penyimpangan.
Pengawasan Aktif dan Pasif
Pengawasan dekat (Aktif) dilakukan
sebagai bentuk pengawasan yang dilaksanakan di tempat kegiatan yang
bersangkutan. Hal ini berbeda dengan pengawasan jauh (Pasif)
yang melakukan pengawasan melalui penelitian dan pengujian terhadap
surat-surat pertanggung jawaban yang disertai dengan bukti-bukti
penerimaan dan pengeluaran. Di sisi lain, pengawasan berdasarkan
pemeriksaan kebenaran formil menurut hak (rechmatigheid) adalah
pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah sesuai dengan peraturan,
tidak kadaluarsa, dan hak itu terbukti kebenarannya. Sementara, hak
berdasarkan pemeriksaan kebenaran materil mengenai maksud tujuan
pengeluaran (doelmatigheid) adalah pemeriksaan terhadap pengeluaran
apakah telah memenuhi prinsip ekonomi, yaitu pengeluaran tersebut
diperlukan dan beban biaya yang serendah mungkin.
Pengawasan kebenaran formil dan pemeriksaan kebenaran materiil mengenai maksud tujuan pengeluaran.
Dalam kaitannya dengan penyelenggaraan negara, pengawasan ditujukan
untuk menghindari terjadinya korupsi, penyelewengan, dan pemborosan
anggaran negara yang tertuju pada aparatur atau pegawai negeri. Dengan
dijalankannya pengawasan tersebut diharapkan pengelolaan dan pertanggung
jawaban anggaran dan kebijakan negara dapat berjalan sebagaimana
direncanakan.
Adapun pengawasan berdasarkan waktu, objek dan subjek adalah sebagai berikut :
*) Ditinjau menurut waktu
Pengawasan preventif, yaitu pengawasan yang dilakukan pada saat pekerjaan sedang berlangsung.
Pengeawasan represif, yaitu pengawasan yang dilaksanakan pada akhir selesainya kegiatan.
*) Ditinjau objek pengawasan
Menurut Beishline
Pengawasan administratif, yaitu
pengawasan dilaksanakan di bidang yang fungsinya dikategorikan sebagai
tugas administratif (bagian keuangan, bagian personalia dan sebagainya).
Pengawasan operatif, yaitu pengawasan
yang dilaksanakan pada bidang yang berfungsi melaksanakan pekerjaan
operatif (bagian proses produksi, bagian marketing dan sebagainya).
Menurut William R. Spriegel
1. Production planning and control
2. Budgeting
3. Inspection and quality control
4. Standing orders, dan
5. Policies.
*) Ditinjau subjek pengawasan2. Budgeting
3. Inspection and quality control
4. Standing orders, dan
5. Policies.
Pengawasan intern, yaitu yang dilakukan oleh atasan dari petugas/bawahan yang bersangkutan.
Pengawasan ekstern, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh orang-orang di luar organisasi.
C. Tujuan Pengawasan
Adapun tujuan-tujuan dari pengawasan adalah untuk :
1. Mengetahui apakah sesuatu kegiatan berjalan sesuai dengan rencana yang digariskan.
2. Mengetahui apakah segala sesuatu dilaksanakan dengan instruksi serta asas-asas yang telah ditentukan.
3. Mengetahui kesulitan-kesulitan, kelemahan-kelemahan dalam bekerja.
4. Mengetahui apakah kegiatan berjalan efisien.
5. Mencari jalan keluar, bila ternyata dijumpai kesulitan-kesulitan dan kegagalan ke arah perbaikan.
D. Pengawasan Efektif
Dalam melakukan pengawasan, ada
beberapa kendala-kendala yang dilapangan yang tidak sesuai dengan
rencana atau harapan, seperti halnya adanya penolakan, penolakan
terhadap saran, ataupun kendala lainya yang jauh dari sasaran dan
harapan.
Hal ini makin jelas bila sumber daya terbatas dan situasi penuh
tekanan. Dalam situasi seperti itu , orang cenderung untuk
mempertahankan hasil kerja yang dibatasi oleh kendala sehingga
pengawasan biasanya tidak dikehendaki.
Stoner mengemukakan syarat dari pengawasan efektif adalah sebagai berikut :
1. Ketepatan
2. Sesuai waktu,
3. Objektif dan kompherensif ,
4. Fokus pada titik pengawasan strategis,
5. Realistis secara ekonomis,
6. Realistis secara organisatoris
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organiasi,
8. Luwes
9. Prespektif dan opersional,
10. Dapat diterima para anggota organisasi.
1. Ketepatan
2. Sesuai waktu,
3. Objektif dan kompherensif ,
4. Fokus pada titik pengawasan strategis,
5. Realistis secara ekonomis,
6. Realistis secara organisatoris
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organiasi,
8. Luwes
9. Prespektif dan opersional,
10. Dapat diterima para anggota organisasi.
Schermerhorn , supaya pengawasan itu efektif haruslah :
1. Berorientasi pada hal-hal yang strategis pada hasil-hasil
2. Berbasis informasi
3. Tidak kompleks
4. Cepat dan berorientasi perkecualian
5. Dapat dimengerti
6. Luwes
7. Konsisten dengan struktur organisasi
8. Dirancang untuk mengakomodasi pengawasan diri
9. Positif mengarah ke perkembangan , perubahan dan perbaikan
10. Jujur dan objektif
1. Berorientasi pada hal-hal yang strategis pada hasil-hasil
2. Berbasis informasi
3. Tidak kompleks
4. Cepat dan berorientasi perkecualian
5. Dapat dimengerti
6. Luwes
7. Konsisten dengan struktur organisasi
8. Dirancang untuk mengakomodasi pengawasan diri
9. Positif mengarah ke perkembangan , perubahan dan perbaikan
10. Jujur dan objektif
Sistem pengawasan yang efektif itu seharusnya mendukung strategis dan
memfokuskan diri pada apa yang harus dilakukan , tidak saja pada usaha
pengukuran . Pokok perhatian ada pada kegiatan yang penting bagi
tercapainya tujuan organisasi.
Sistem pengawasan harus mendukung usaha menyelesaikan masalah dengan pengambilan keputusan , tidak haanya menunjukkan penyimpangan-penyimpangan. Sistem tersebut harus dapat menunjukan mengapa terjadi penyimpangan dan apa yang harus dilakukan untuk perbaikannya.
Sistem pengawasan harus dapat dengan cepat atau dini mendeteksi penyimpangan sehingga tindakan perbaikan dapat pula dilakukan dengan segera agar terhindar hal-hal yang tidak diharapkan ; kalau perlu dengan cara-cara pengecualian .
Sistem pengawasan yang efektif memberikan informasi yang cukup bagi para pengambil keputusan , artinya informasi yang mudah dimengerti , padat . Sistem pengawasan harus dapat mengakomodasi situasi yang unik atau yang berubah-ubah . Sistem pengawasan harus pula dapat mengakomodasikan kapasitas seseorang untuk mengawasi dirinya sendiri . Yang penting harus ada saling percaya , komunikasi dan partisipasi pihak-pihak yang berkepentingan . Pengawasan diri tercipta bila rancang bangun kerja itu jelas dan pemilihan orang yang mampu bagi pekerjaannya dilakukan dengan baik .
Sistem pengawasan harus menitik-beratkan pada pengembangan , perubahan dan perbaikan ; kalau dapat sanksi dan peringatan itu diminumkan . Kalau sanksi diperlukan haruslah dilaksanakan dengan hati-hati dan manusiawi . Akhirnya sistem pengawasan harus jujur dan objektif artinya tidak memihak , dan satu-satunya tujuan adalah peningkatan kerja .
E. Management By Exception
Adalah gaya manajemen bisnis yang berfokus pada identifikasi dan penanganan kasus-kasus yang menyimpang dari norma.
Baca Selengkapnya => Disini
F. System Information Management
Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi.
Baca Selengkapnya => Disini
SUMBER :
http://proseapengawasan.blogspot.com/
http://itjen-depdagri.go.id/article-25-pengertian-pengawasan.html
http://mokhamadsamsuri007.blogspot.com/2013/01/manajemen-pengawasan.html
http://naniestbae.blogspot.com/2013/01/manajemen-fungsi-pengawasan.html
http://www.ensiklopedia1.com/fungsi-pengawasan-dalam-manajemen/
http://en.wikipedia.org/wiki/Management_by_exception
Tidak ada komentar:
Posting Komentar